Come fare di più con meno lavoro

Originariamente pubblicato su JOTFORM.COM

Vi dirò qualcosa sulla produttività che la maggior parte degli autori medi e dei famosi guru delle startup di alto livello non riuscirà.

Non è un trucco che leggerai nell'ultimo titolo di Lifehacker o vedrai tra i migliori tweet di #lifehacks.

Invece, è una tecnica che, una volta integrata nella cultura della tua azienda, porterà a una produttività record.

È questo: Riposo.

Il ricercatore e consulente della Silicon Valley Alex Soojung-Kim Pang ha letteralmente scritto il libro sull'importanza di bilanciare il lavoro con il riposo - Riposo: perché ottieni di più quando lavori di meno.

In esso, spiega che, affinché il lavoro funzioni, ci deve essere anche riposo:

“Il riposo non è questa attività rimanente opzionale.
Il lavoro e il riposo sono in realtà partner. Sono come diverse parti di un'onda. Non puoi avere il massimo senza il minimo.
Migliore sarà il riposo, migliore sarà il tuo lavoro. "

Certo, se lavori per un periodo di tempo più lungo, sei costretto a produrre più risultati. Ma "produzione" non equivale sempre a "produttività". Soprattutto non il tipo sostenibile e ripetibile che desideri per la tua azienda.

Sia le mie esperienze personali che i 12 anni di costruzione di JotForm mi hanno insegnato che una volta che imparerai a bilanciare il lavoro con il riposo riparativo, la tua produttività salirà alle stelle.

Pensaci in questo modo: se sei sulla strada alla guida di un veicolo per ore senza sosta, alla fine ti stancherai. Le palpebre si abbasseranno. Inizierai a sterzare.

Sarai una minaccia per la società.

Mentre nella maggior parte dei casi è meno pericoloso per la vita, lavorare senza sosta ti farà commettere altrettanti errori inutili.

Sarai una minaccia per la produttività.

Anche la mente più produttiva ha bisogno di tempo per ricaricarsi.

In Daily Rituals: How Artists Work, la brillante pensatrice e scrittrice Maya Angelou ha descritto di mettere da parte uno specifico intervallo di tempo per scrivere ogni giorno. Dopodiché, ha messo da parte il lavoro per godersi “una parvenza di una vita normale” con la sua famiglia fino al giorno successivo.

“Cerco di arrivarci intorno alle 7 e lavoro fino alle 2 del pomeriggio.
Se il lavoro va male, rimango fino alle 12:30.
Se sta andando bene, rimarrò finché andrà bene. È solo ed è meraviglioso. "

Ma il resto non è solo per scrittori o altri "tipi creativi".

Richard Branson, miliardario fondatore del gruppo Virgin, si alza presto per esercitarsi e godersi il tempo con la sua famiglia.

E Bill Gates, che è ampiamente considerato una delle persone più ricche in vita, trova il tempo di leggere una media di un libro ogni settimana.

“Tuttavia, leggere libri è il mio modo preferito per conoscere un nuovo argomento. In media leggo un libro a settimana da quando ero un bambino. Anche quando il mio programma è fuori controllo, mi dedico molto tempo alla lettura. ”

Dopo un mese intero, una settimana o anche un giorno di lavoro davvero concentrato senza alcun riposo riparativo; è difficile trovare nuove idee.

Se riesci a forzare un'idea, è probabile che sia piena di errori. Errori che sei meno attrezzato per individuare o correggere con il tuo cervello stanco e oberato di lavoro.

Ho visto molte menti brillanti in situazioni strette di tempo e stressanti trovare risultati eccessivamente complicati mascherati da soluzioni. Questo perché, come Steve Jobs ha portato alla coscienza pubblica, la semplicità è spesso più difficile da raggiungere della complessità.

"Semplice può essere più difficile di complesso: devi lavorare sodo per rendere il tuo pensiero pulito per renderlo semplice."

La semplicità richiede molto pensiero intelligente e duro.

Il pensiero intelligente e duro è qualcosa che una mente privata del riposo non può fare.

Il riposo riparativo non è facile.

Lasciare che la mia mente e il mio corpo si trasformino in poltiglia mentre guardo la televisione ogni sera dopo il lavoro sarebbe facile.

Ci vuole disciplina per resistere alla spensierata verifica delle e-mail e dei messaggi slack che possono inconsciamente consumare ore del tuo tempo libero e mantenere la tua mente piena.

Ecco perché ho coltivato semplici abitudini che consentono alla parte "lavorativa" della mia mente di fare una pausa mentre la parte "recita" viene fuori, beh, gioca.

Mi alleno in palestra, leggo libri per ottenere una nuova prospettiva, esco con mia moglie e i miei figli piccoli.

Soprattutto, lascio il lavoro al lavoro.

Ma quando è il momento di lavorare di nuovo, trovo sempre che un fine settimana, una vacanza o anche solo una notte di riposo mi hanno fatto aspettare il giorno a venire.

Il tempo lontano dal lavoro cancella la mente. Ti permette di passare il tempo a ingerire le altre cose che ti rendono un individuo a tutto tondo.

Invece di pensare al riposo come un lusso, lo considero una necessità per rimanere innovativi in ​​un mercato del software altamente competitivo.

Lavora per vivere, non vivere per lavorare.

Potrebbe scioccarti leggere un fondatore di startup che lo dice, ma il lavoro non è tutto.

Se hai intenzione di avvicinarti a una vita felice, soddisfatta ed equilibrata, devi capire che il lavoro dovrebbe occupare solo una piccola parte della tua attenzione.

Amo la mia famiglia. Amo i miei amici. Adoro stare fuori. Adoro leggere sui sistemi di auto-miglioramento.

Dedicare tempo a queste persone e cose mi ripristina. Interagire con loro mi dà energia e ispira la creatività, anche quando il lavoro è stressante. Soprattutto quando il lavoro è stressante.

Non ho tempo da perdere in compiti insensati che riducono la mia produttività.

Non voglio guardare indietro e rimpiangere le relazioni che sono andate in pezzi mentre ho trascorso 12 ore in ufficio a fissare i pixel.

Grazie a questi tre sistemi che ho creato per massimizzare la produttività attraverso il riposo riparativo, non devo preoccuparmi di questo:

1. Attuare un approccio ciclico per sfruttare i flussi e riflussi naturali.

Nei circoli di fitness, si chiama "mentalità ciclica".

Gli agricoltori lo conoscono come rotazione delle colture.

Alla leggenda avviata Basecamp, completano i "lotti" di lavoro in cicli di sei settimane.

I leader di ogni settore, dall'agricoltura alla tecnologia, comprendono che le risorse si esauriscono. Devono intraprendere azioni specifiche per rinnovare queste risorse se vogliono continuare a essere produttive.

Qui a JotForm, o è quello che mi piace chiamare "tempo di crisi" o non lo è.

Non importa cosa fai per vivere, sai che ore sono.

È l'ultima settimana prima che il tuo cliente veda la sua nuova casa e tu abbia qualcosa come mille altri quadri da dipingere.

Sono quegli ultimi giorni che ti pieghi all'indietro per chiudere una grande vendita.

Per noi, sono le poche settimane che precedono il lancio di un nuovo fantastico prodotto o funzionalità sul nostro sito web.

Quando il nostro crunch time è stato ripagato e il nostro duro lavoro è là fuori per il divertimento del mondo, ci prendiamo una pausa.

Non fisico per un viaggio in Europa (questa è una storia per un'altra volta), ma mentale.

Entriamo in progetti brevi e rilassati in cui possiamo esplorare nuove idee di funzionalità o sviluppare nuove competenze che erano in attesa fino al completamento del nostro progetto principale.

Ci prendiamo anche questo tempo per fare un po 'di pulizie come eliminare i bug e assicurarci che tutti i nostri sistemi funzionino senza problemi.

Come gli agricoltori, pianifichiamo piccoli pensieri rigenerativi nel nostro cervello prima di chiedere loro di affrontare un altro carico di lavoro pesante.

Esistono diversi motivi per cui abbiamo osservato una maggiore produttività quando si alternano lavori profondi e mirati a progetti di restauro:

  1. Possiamo rimanere incentrati sul laser sull'attività da svolgere perché inconsciamente sappiamo che sta sorgendo una rottura mentale.
  2. Il rovescio della medaglia, non ci lasciamo impazzire da problemi difficili perché sappiamo che è molto probabile che una grande soluzione arrivi da noi quando non ci stiamo concentrando su di essa.
  3. Il nostro grande obiettivo peloso annuale sembra molto più superabile in blocchi di tre settimane.
  4. La pressione del tempo limitato ci dà una piccola spinta per completare la maggior parte del lavoro di qualità possibile fino al momento in cui ci siamo messi da parte per una pausa mentale.

Ho istituito questo sistema di alternanza di lavori pesanti e leggeri dopo aver osservato "lavori negativi" all'interno del team JotForm.

Dopo troppe ore raggiunte dallo stesso problema difficile, i programmatori hanno iniziato a notare più bug spuntati nel loro codice. Troppe ore a guardare uno schermo hanno fatto sì che i progettisti presentassero flussi di lavoro noiosi e poco amichevoli.

I nostri valorosi sforzi per muscolare attraverso un problema, non importa quanto tempo ci sia voluto, sono falliti.

Stavamo spendendo il doppio del tempo per completare la stessa quantità di lavoro perché il nostro processo di pensiero era in ritardo e continuavamo a dover tornare indietro e fare di nuovo le cose.

Il modo in cui il tuo cervello e la nostra organizzazione funzionano non è dissimile da un muscolo.

Lavorare lo stesso muscolo ogni singolo giorno senza riposo può provocare lesioni. Ciò non solo impedirà ai tuoi progressi di rimanere morti, ma potrebbe anche farti tornare indietro a spirale mentre ti alleni dall'allenamento per recuperare.

Quel normale in palestra che può accovacciare più di 200 sterline non lo fa ogni giorno. Ci vollero mesi, se non anni, di alternare l'allenamento con il riposo per far crescere i muscoli dove sono oggi.

Fare una pausa non è pigro. Non è il risultato della mancanza di persistenza. In effetti, è esattamente il contrario.

Quando sei davvero concentrato sul raggiungimento di un obiettivo, è facile sacrificare la tua sanità mentale per raggiungere la primavera. Ecco come avviene il burnout.

La cosa difficile è in realtà prendere il tempo di ascoltare e rispondere al tuo cervello e al tuo corpo quando chiedono un po 'di riposo riparativo.

Pausa con intenzione è una forza, non una debolezza.

2. Fai una pausa, o ti spezzerai.

Email inviate alle 3 del mattino

Riferimenti casuali a prendersi cura di un compito durante il fine settimana.

Potresti pensare che queste sono cose che adoro sentire dire il mio team. Deve significare che sono impegnati nel loro lavoro. Deve dimostrare che amano quello che fanno.

Sebbene entrambe queste cose possano essere vere, potrebbe anche significare che si trovano sulla breve strada per esaurirsi.

Non è male solo per loro personalmente; è costoso per noi come azienda dover ricominciare da capo con la ricerca, l'intervista, l'onboarding e la formazione di un nuovo dipendente per riempire le scarpe.

Quando i tuoi dipendenti entrano in un flusso, a volte può essere difficile disattivarli. E poiché il nostro team è distribuito in tutto il mondo, può essere particolarmente difficile quando sanno che qualcuno è solo un messaggio istantaneo, non importa a che ora è.

Per quanto possa sembrare folle, le ore di lavoro sostenibile non sono solo qualcosa che incoraggio: sono qualcosa che a volte devo applicare a JotForm.

Quando vedo segni che qualcuno sta lavorando al di fuori di quello che doppio per ore "sane", ricordo loro di fare una pausa. Il problema sarà ancora presente domani e la soluzione sarà ancora migliore con una mente fresca.

Come la crescita sostenibile, l'orario di lavoro ragionevole e ragionevole è diventato organicamente parte della cultura di base di JotForm sin dall'inizio.

Questo sistema garantisce che siamo concentrati e produttivi il più possibile durante le ore che trascorriamo al lavoro.

Quando siamo più produttivi sul lavoro, non ci sentiamo in colpa a lasciare il lavoro in ufficio quando arriva il momento di interrompere la notte o il fine settimana.

Ciò porta a tempi di inattività più rigeneranti e menti fresche ed eccitate il lunedì mattina.

3. Assicurarsi che il riposo sia ben definito.

La PTO illimitata (tempo libero personale) è un vantaggio comune per molte aziende tecnologiche moderne. Non su JotForm.

Non è perché penso che i miei dipendenti non meritino del tempo libero. Ormai dovresti sapere quanto credo sia importante il riposo per la produttività.

È perché ho imparato che, come la creatività, il rilassamento è più potente quando è ben definito.

Per alcune persone, le politiche di indennità illimitate pagate causano stress mentre provano a navigare nella politica di quanto tempo "dovrebbero" decollare rispetto ai loro pari.

Ciò è particolarmente evidente in ambienti più frenetici; che comprende praticamente tutte le startup e la maggior parte delle aziende tecnologiche.

Kickstarter ha notoriamente rimosso la sua politica PTO illimitata quando ha notato che i dipendenti hanno difficoltà a valutare il tempo libero necessario.

"Quello che abbiamo scoperto è stato che impostando parametri specifici per il numero di giorni, non c'era dubbio su quanto tempo fosse appropriato impiegare dal lavoro per impegnarsi in attività personali, creative e familiari".

Nel 2014, un sondaggio Glassdoor ha scoperto che i dipendenti americani prendono solo metà dei loro giorni di vacanza. Quel che è peggio è che oltre la metà di loro lavora ancora in quei giorni "off".

Non so te, ma sono disposto a scommettere che quei numeri sono aumentati.

In JotForm, esercitiamo una certa pressione sui dipendenti affinché utilizzino i loro giorni di vacanza ogni anno.

E poiché sono ben definiti, riteniamo che li incoraggi a utilizzare effettivamente i giorni per riposare, ricaricare e tornare più produttivi che mai.

Ricorda quella notte estenuante che hai tirato all'università; bussare alla tastiera fino a quando il tuo documento di ricerca quasi coerente non ha raggiunto la lunghezza minima? Non è stato il tuo miglior lavoro, ma è passato.

Che ne dici di quel periodo in cui hai trascorso 80 ore settimanali in ufficio concludendo un progetto di design? Non era il tuo design più creativo, ma era pronto entro la scadenza.

Hai lavorato sodo. Hai lavorato a lungo. Ma quanto di quel lavoro definiresti produttivo?

Sono disposto a scommettere solo una piccola percentuale.

Sono disposto a scommettere che avresti potuto fare di meglio.

Non sviluppando nuove competenze. Non lavorando ancora di più. Ma lavorando di meno.

Il riposo riparativo non è un'opzione, è un requisito per ogni persona che vuole essere più produttiva nella propria vita e nella propria attività.