Congregazione: come

8 modelli di design per un evento trasformativo

Sono appena arrivato dal Enspiral Retreat del 2019, il grande incontro annuale della nostra comunità. Il ritiro di quest'anno è stato principalmente ospitato da The Hum (io e Nati), con il supporto di alcuni fantastici co-presentatori di Enspiral.

In termini di microsolidarietà, Enspiral è la mia "congregazione": una comunità di mutuo soccorso che è abbastanza piccola da consentire a tutti di conoscere tutti gli altri e abbastanza grande da coltivare coraggio, resilienza e impatto. Questo incontro annuale è un pilastro fondamentale della nostra congregazione.

La nostra community si è riunita in questo modo negli ultimi 8 anni, quindi abbiamo sviluppato una certa raffinatezza nel modo in cui lo facciamo.

C'è un numero crescente di persone che vogliono riunirsi in questo modo, quindi documenterò alcuni degli elementi chiave della progettazione dell'evento. Sto scrivendo come host, per altri host di eventi. Questo è un elenco altamente soggettivo, ma per me sembra che alcuni degli ingredienti più importanti per creare un'atmosfera di fiducia e divertimento e sviluppo personale in compagnia degli altri

Inizierò con una panoramica obiettiva di ciò che è accaduto, quindi estrarrò alcuni dei modelli di progettazione.

Quello che è successo

Ecco una breve descrizione dell'evento:

  • 65 persone si incontrano venerdì mattina.
  • Restiamo alle Aroha Valley Farms, un nuovo luogo di ritiro a un'ora di distanza da Wellington City, gestito dai nostri amici dell'EHF.
  • La maggior parte delle persone alloggia in tenda nelle tende per venerdì e sabato sera.
  • Mangiamo deliziosi pasti vegetariani principalmente biologici e locali preparati con amore e cura dall'incredibile squadra di catering di Enspiral, Home Cooking Plus.
  • Il primo giorno si apre con un benvenuto, creando un contesto e confermando la nostra intenzione condivisa per il tempo insieme.
  • I partecipanti irrompono in "Retreat Crews": un piccolo gruppo di 5 o 6 persone che si incontrano periodicamente durante l'evento.
  • La maggior parte della nostra agenda è co-creata dai partecipanti usando un metodo chiamato Open Space Technology.
  • Dopo cena abbiamo una sessione strutturata in cui le persone possono condividere e conoscersi, e il tempo non strutturato per le persone a bere un bicchiere di vino e farsi nuovi amici.
  • Il Day 2 è pieno di sessioni Open Space e le Retreat Crews si riuniscono nuovamente una volta prima di cena.
  • Dopo cena abbiamo un'altra sessione di condivisione strutturata, seguita da un tempo di ritrovo non strutturato.
  • Dopo la colazione di domenica facciamo il check-in finale della squadra di ritiro e concludiamo con una cerimonia di chiusura.

Quest'anno abbiamo anche avuto un raduno di membri dell'Epirpiral nei 2 giorni immediatamente precedenti il ​​ritiro principale. Nel gergo Enspiral, i "membri" sono gli azionisti di governo della Enspiral Foundation. Rispetto al partecipante medio della comunità, abbiamo un impegno più profondo per il progetto collettivo e una maggiore fiducia condivisa. The Members Gathering ha riunito 24 di noi per riconnettersi, tenere alcune conversazioni di governance e prepararsi a ricevere la comunità più ampia al grande ritiro.

Questa è la panoramica dei "tratti ampi". Per capire cosa rende questo evento davvero speciale, dobbiamo dare un'occhiata più sottile ad alcuni degli elementi di design.

1. Ordine del giorno creato dai partecipanti

La maggior parte del nostro tempo insieme è pieno di conversazioni, seminari e attività che le persone vogliono ospitare. Per produrre questa agenda co-creata, utilizziamo una tecnica chiamata Open Space Technology, un semplice metodo post-it guidato. Forse la prossima volta useremo Autopia, una nuova app per incontri creati da Stephen Reid di Enspiral.

Il metodo è semplice: con 5 time-slot e 6 spazi per riunioni, abbiamo avuto spazio per 30 sessioni. Quindi circa la metà dei 65 partecipanti arriva a ospitare una sessione su un argomento di loro interesse, e ogni sessione è frequentata da qualsiasi partecipante ne sia attratto.

Negoziati finali per confermare l'agenda Open Space

Sebbene il metodo sia semplice, produce in modo affidabile una profonda esperienza vissuta di intelligenza collettiva che emerge senza autorità centralizzata. Come host di ritiro, il mio lavoro non è quello di curare un elenco di "oratori stimolanti" che tengono conferenze su un tema predeterminato. Invece sto aprendo lo spazio per tutto ciò che emerge dai desideri e dalle curiosità dei partecipanti.

Oltre alle sessioni formali di "Open Space", abbiamo lo spazio aperto informale che arriva da un ampio programma. Pianifichiamo lunghi pasti, ampie pause e il tempo minimo trascorso in sessioni in cui tutti dovrebbero prestare attenzione a una cosa. Questi tempi non strutturati creano uno "spazio a sbarramento" per incontrare nuove persone, fare un pisolino e avere incontri fortuiti. La libertà sottolinea l'agenzia di ogni partecipante: scegli la tua avventura.

2. Hosting concentrico

Sebbene siano necessari alcuni ruoli di hosting speciali per far funzionare questo evento senza problemi, non esiste una distinzione binaria tra "host" e "guest". Il ritiro è co-creato, riguarda la partecipazione, non il consumo, quindi nessuno è "solo un host" o "solo un ospite".

In retrospettiva, sembra che abbiamo una sorta di approccio di "hosting concentrico". Lasciami spiegare i cerchi all'interno dei cerchi:

  1. Nati e io abbiamo ancorato questo evento: abbiamo fatto la maggior parte della logistica, vendendo biglietti, coordinandoci con la sede e i cuochi, gestendo le finanze attraverso la nostra compagnia The Hum, ecc.
  2. Abbiamo ricevuto il supporto ravvicinato di 4 co-presentatori che hanno modellato il tema narrativo e la domanda di richiamo. Si occupavano anche di compiti discreti come il coordinamento dei trasporti, il supporto extra per genitori e figli e la facilitazione dell'agenda Open Space.
  3. I membri di Enspiral formano un altro anello di hosting, circa 20 persone prestano particolare attenzione alle esperienze dei restanti partecipanti.

Quindi il raduno di 65 non è un gruppo indifferenziato. Piuttosto, ne abbiamo 2 nel mezzo, supportati da 4 co-host, che a loro volta sono supportati dagli altri 20 membri. Questo crea un tipo meravigliosamente curativo di abbondante ospitalità.

Oltre a occuparsi dei compiti funzionali come il trasporto e il cronometraggio, le persone più vicine al centro hanno anche un maggiore senso di responsabilità per la cultura che co-creiamo.

"Modellare e imitare" spiega molti comportamenti sociali. Fondamentalmente, ci copiamo l'un l'altro. Le persone con più capitale sociale, status e visibilità tendono a essere copiate più di quelle con meno.

Quindi quelli di noi vicino al centro prestano molta attenzione ai comportamenti che stiamo modellando, sapendo che probabilmente saremo imitati da ogni cerchio in espansione: stiamo attenti ad ascoltare bene, a celebrare le persone, a essere vulnerabili con le nostre emozioni, a essere premuroso.

Questo "dà il tono" per le persone nel cerchio esterno, che hanno meno familiarità nel nostro spazio e sono alla ricerca di spunti per rispondere "come dovrei presentarmi qui?" ha anche invitato a intervenire ed esercitare la propria agenzia per creare l'esperienza che vogliono avere.

Questo feedback dei partecipanti illustra com'è arrivare come nuovi arrivati ​​in questo spazio:

“Mi è piaciuto molto! Uno dei migliori eventi in cui sono stato al mondo. Il bagliore dopo è ancora con me e mi sento così trattenuto in una comunità reale e propositiva. Che tesoro! ”

3. Richiamo della domanda e tema narrativo

Non penso che sia sufficiente semplicemente riunire persone interessanti. Per arrivare davvero da qualche parte, aiuta ad avere una "domanda di richiamo" (prendere in prestito un po 'di lingua dalla folla dell'Arte dell'hosting).

Nei mesi che precedono l'evento, come ospiti ci siamo sintonizzati su quali domande sembravano essere più "vive" nella nostra comunità. Alla fine abbiamo optato per la domanda di richiamo per questo ritiro: "come possiamo sostenerci a vicenda per fare un lavoro più significativo?"

La domanda di chiamata crea un senso di concentrazione attraverso tutta la complessità di un evento co-creato emergente. In caso di dubbio, se sei sopraffatto o abbiamo perso di vista la destinazione, torna a quella domanda. Se ti interessa questa domanda, sei nel posto giusto.

Fantastici co-presentatori (Lucas, io, Nati e Sandra) che dimostrano il tema nautico. Foto di Sarah Durlacher

Questa domanda è stata esaltata con un tema narrativo, un piccolo tocco di teatro che corre dappertutto. In questo caso, abbiamo sviluppato una metafora nautica. La nostra ricerca di lavoro significativo è diventata una traversata oceanica, che richiede metodi di navigazione, indicazioni stradali e strumenti sensibili. Gli equipaggi della ritirata sono stati nominati secondo le barche differenti: come la goletta, il ketch e il waka. Tutte le nostre barche insieme formano una flotta: il modo più sicuro per navigare attraverso il tempo tempestoso. Avevamo un cappello da capitano dalla scatola dei costumi, così ogni giorno potevamo passare il cappello al "Capitano della logistica" - se hai una domanda, cerca la persona con il cappello.

Queste metafore condivise sono divertenti e aiutano a produrre l'identità condivisa, quel senso coerente di "noi".

4. Kernel di fiducia

Penso che produrre questo "noi", questa identità condivisa sia ciò a cui i ritiri servono. Idealmente è un "noi" in cui tutti possono vedere se stessi. Puntiamo a un tipo di inclusione che celebra le nostre differenze, non le cancella. Uno dei componenti più importanti di questo lavoro di armonizzazione è: la fiducia. Non condividerò le parti più preziose di me stesso finché non mi fiderò delle persone intorno a me.

So solo crescere gradualmente la fiducia: a partire da un piccolo nucleo di persone che si conoscono bene e poi invitando nuove persone in poche alla volta.

Quest'anno circa il 30% dei partecipanti al ritiro erano nuovi arrivati. Con questo rapporto 70–30, molte persone sanno già "come facciamo le cose qui intorno", le loro relazioni esistenti e le esperienze passate forniscono orientamento. Negli eventi precedenti abbiamo spinto questo rapporto a 50-50, ed è stato molto più difficile creare un senso di coerenza, intimità e sicurezza.

Se avessi ricominciato da capo una nuova congregazione, avrei limitato il primo incontro a un massimo di 12 o 20 persone, per stabilire questo kernel di fiducia prima di espandermi per includere molte più persone. Per il kernel, sarei alla ricerca di persone con esperienza di cultura partecipativa, alta intelligenza emotiva e un certo grado di relazioni preesistenti tra loro. Il focus è prima la coerenza su piccola scala, quindi quel nucleo può invitare le persone al prossimo incontro.

In Enspiral, il kernel di fiducia è incentrato sui membri, che hanno rapporti di fiducia di lunga data, cresciuti attraverso anni di lotta, celebrazione e perdita.

5. Ritirate gli equipaggi

Ho una domanda di design che mi accompagna a qualsiasi evento: che dire delle persone sole?

Nella mia prospettiva, la socializzazione casuale non strutturata è un modo estremamente subottimale per produrre nuove relazioni significative. Sono piuttosto estroverso e fiducioso, eppure ho ancora più tempo a fare nuove amicizie se c'è un incontro strutturato che mi aiuta a superare l'imbarazzo iniziale di essere un estraneo. Può essere una forma minima: solo una domanda, un gioco o un esercizio.

C'è un design semplice che utilizziamo in Enspiral, che adoro così tanto, che vorrei che fosse riprodotto in ogni conferenza, ritiro, lezione, festival o evento che coinvolge più di 20 persone. Abbiamo nomi diversi per questo, come "gruppo di casa" o "squadra", o in questo caso, la "squadra di ritiro".

The Retreat Crew è un piccolo gruppo, diciamo 4-8 persone. Abbiamo assegnato le persone in modo che tutti facciano parte di un equipaggio. Ritornano periodicamente nello stesso equipaggio nel corso dell'evento, una o due volte al giorno per 40 minuti o un'ora. Queste conversazioni in piccoli gruppi garantiscono che tutti possano essere visti e ascoltati. È uno spazio per una riflessione condivisa, per digerire la complessità di un evento altamente stimolante. Questi piccoli gruppi impediscono alle persone di "cadere attraverso le fessure"; è molto meno probabile che qualcuno soffra di un senso di solitudine o confusione. Se qualcuno è disorientato o in difficoltà, il suo equipaggio noterà e otterrà loro il supporto di cui hanno bisogno.

6. Ridurre le disuguaglianze nel contesto

Il "kernel di fiducia" ha un lato negativo, io lo chiamo "disuguaglianza di contesto".

Le persone che fanno parte della comunità da molto tempo hanno un contesto condiviso molto elevato; ogni volta che ci riuniamo, ci sono storie, gergo e intimità passate che ci accompagnano, sempre presenti proprio sotto la superficie. I nuovi arrivati ​​non hanno nessuno di questo contesto, che può essere molto alienante se non gestito con cura.

I cartelli segnaletici aiutano le persone a navigare. Foto: Sarah Durlacher

Quindi usiamo alcuni elementi di design per appiattire la disuguaglianza di contesto:

  • Rendiamo visibili i membri durante la sessione di apertura: queste persone sono in circolazione da un po 'di tempo, quindi parla con loro se vuoi capire la comunità, o se hai una domanda o vuoi fare una presentazione a qualcuno.
  • Mettiamo uno o due membri in ogni squadra di ritiro per garantire che tutti abbiano una relazione con almeno una persona di alto contesto che possa aiutarli a navigare.
  • Nel corso degli anni abbiamo sviluppato la nostra terminologia e il nostro gergo unici. Questo può facilmente bloccare la partecipazione delle persone, se non capiscono cosa intendiamo con una delle nostre strane parole. Usiamo un segnale manuale per impedirlo: se qualcuno usa una parola sconosciuta, puoi fare una forma a C con una mano per chiedere chiarimenti. I membri si fanno l'un l'altro per normalizzare l'atto di chiedere chiarezza.
  • Discorsi lampo: la prima sera, abbiamo avuto 7 o 8 persone ciascuna con un discorso di 5 minuti per condividere esempi di come è la vita in questa comunità. Questo crea un punto di riferimento condiviso per tutti i partecipanti.

Rendere esplicito tutto questo contesto per i nuovi arrivati ​​significa che è molto più facile per loro partecipare su un piano di parità con il resto di noi. Ed è un modo importante per la comunità di vedere se stessa, ricordare chi siamo e notare come siamo cresciuti dall'ultimo ritiro.

7. Rituale

Parte di ciò che stiamo facendo in questi ritiri è annullare il nostro condizionamento individualista e diventare un modo più relazionale di essere. Il rituale è un ingrediente potente in questo processo. Ereditiamo, prendiamo in prestito, inventiamo e creiamo rituali per obiettivi diversi.

Dal mio punto di vista, l'Enspiral Retreat si occupa principalmente di creare nuove relazioni, rinfrescare quelle esistenti, aprire le persone a nuove possibilità e ispirarsi a vicenda per essere la versione migliore di se stessi. Quindi abbiamo inventato un rituale serale per sostenere questi obiettivi.

L'abbiamo chiamato Partito d'ascolto. Le restrizioni sul rumore significavano che non potevamo organizzare una festa, quindi abbiamo organizzato una festa di "ascolto", che riguarda più l'ascolto piuttosto che ciò che condividi di per sé.

Non è un dialogo, ma un palcoscenico in cui puoi stare in piedi, condividere qualcosa di importante per te e goderti la presenza straordinaria e l'ascolto di tutti nella stanza. Abbiamo creato un equilibrio di intimità e leggerezza, con un mix di storie personali, canzoni e letture vulnerabili.

Alla fine, ci siamo sistemati da qualche parte tra "open mic night" e "sessione di terapia di gruppo". Per le riunioni più piccole, i nostri rituali sono più intimi, raggiungendo più in profondità in territori più sensibili. Per questo grande evento con molte nuove persone, l'equilibrio sembrava giusto.

8. Successione

Quasi nessuno del design dell'evento è stato inventato dall'equipaggio di hosting di quest'anno. Il 90% di quello che ho spiegato qui, abbiamo ereditato da host precedenti. Grazie a JV, Silvia, Alanna, Billy, Vivien, Beka, Ants, Sligo, Gina, Chelsea, Mary, Lucas, Sandra e tutti gli altri che hanno remato questa barca davanti a noi! La mia gratitudine si estende a tutti i loro insegnanti e agli anziani davanti a loro.

Crescita su crescita su crescita. Foto di Sarah Durlacher

La discendenza va avanti e indietro. Per uno dei gesti finali del ritiro, quando tutti erano riuniti per la sessione di chiusura, ho rimosso visibilmente il "cappello da hosting" e ho chiesto: chi è disposto a prendere questo cappello per l'evento del prossimo anno? Dopo alcuni istanti, John alzò la mano e si impegnò a tenere il prossimo (dipende da altre persone che condividevano con lui).

Questo visibile atto di successione mi è sembrato liberatorio. È una sfida alla presunzione implicita che le persone che hanno ospitato questo probabilmente ospiteranno il prossimo. Passare letteralmente il cappello ad un altro Membro è una dimostrazione dell'approccio Enspiral alla leadership condivisa. I nostri leader non sono persone speciali, hanno appena assunto un ruolo speciale per un momento. Siamo sospettosi del potere concentrato e abbiamo imparato che il potere è più sano quando continua a muoversi.

Conclusione

Beh, è ​​diventato più lungo di quanto mi aspettassi! Ecco qua, 8 modelli di progettazione di eventi per le riunioni della congregazione:

  1. Agenda creata dai partecipanti in modo che tu possa scegliere la tua avventura
  2. Hosting concentrico per responsabilità distribuita e cultura intenzionale
  3. Calling Question & Narrative Theme: focus condiviso e metafore condivise
  4. Kernel of Trust: coerenza su piccola scala prima della crescita
  5. Ritirate gli equipaggi in modo che nessuno sia solo o perso
  6. Ridurre la disuguaglianza di contesto in modo che i nuovi arrivati ​​siano inclusi e la comunità possa vedere se stessa
  7. Rituale per crescere in un modo di essere più relazionale
  8. Successione per una leadership condivisa

Mi piacerebbe sapere cosa succede se si remixano alcuni di questi schemi di design nei tuoi eventi. Se sei un organizzatore di eventi, mi piacerebbe scambiare ricette con te! E se vuoi portare un po 'del sapore di Enspiral nel tuo prossimo ritiro o conferenza, fammi una battuta, dato che abbiamo host eccellenti distribuiti in molte parti del globo.

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