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7 errori di gestione del tempo mortale: e come eliminarli per sempre

Ti sei mai svegliato con una sensazione di leggero stress o ansia? O forse è stato uno stress estremo?

Probabilmente ti sei sentito stressato perché non avevi imparato l'apprendimento più importante che qualcuno aspirasse a raggiungere: la gestione del tempo.

Jim Rohn ha affermato che "La gestione del tempo è il segreto meglio custodito dei ricchi".

Ti sei mai sentito come se ci fosse troppo da fare in un giorno - come se non ci fosse modo di realizzare tutto quello che vuoi realizzare? Forse le tue intenzioni sono così grandi che non puoi mai abbinare le tue azioni a loro.

Ecco alcuni errori pratici, utili e importanti che devi correggere per migliorare la tua gestione del tempo.

Errore mortale 1: Pensare che il problema non abbia abbastanza tempo.

"Bene", ha detto Red Jacket [a qualcuno che si lamenta di non avere abbastanza tempo], "Suppongo che tu abbia tutto quello che c'è."
- Ralph Waldo Emerson

Questa è una negazione. Sei cattiva gestione del tempo se pensi di non avere abbastanza tempo. Devi affrontare la realtà.

Non puoi fare tutto da solo.

C'è un determinato periodo di tempo. Per tutti.

Lamentarsi che non c'è abbastanza tempo non creerà mai più tempo. Ti fa sentire meglio per un momento. Ma ti fa tremendamente male. Lamentarsi per la mancanza di tempo in realtà ti impedisce di affrontare la realtà: qualcosa è rotto.

Non puoi correre più veloce di un aereo a reazione saltando su una bicicletta e pedalando come un pazzo. Potresti superare l'aereo di qualche metro, ma una volta avviato, potresti smettere di pedalare, perché non riuscirai a battere quell'aereo.

Il tuo problema non è che non hai abbastanza tempo. Il tuo problema è che non puoi accettare il fatto che sei cattivo nella gestione del tempo.

Deadly Mistake 2: Keeping the Unknown, Unknown

Il nemico invisibile è sempre il più temibile.
- George R. R. Martin

Non c'è modo di gestire qualcosa, specialmente il tempo, se non sai nemmeno cosa devi fare. Il primo passo è convertire i fattori di stress sconosciuti nella tua vita per diventare noti fattori di stress. Sigillati da qualche parte, e poi fai un brainstorming su ogni "stress", progetto o attività che potresti dover eventualmente realizzare. Non filtrare - ancora. Spesso, il momento migliore per farlo è proprio prima di andare a letto o la prima cosa al mattino. Questo brainstorming non risolve direttamente alcun problema, ma almeno dà alla tua mente la capacità di sapere cosa lo sta attaccando.

Il prossimo passo è capire quali di questi fattori di stress, progetti o compiti devono essere completati e in quale ordine. Non provare a fare effettivamente nulla a questo punto. Basta catturare lo stress in una forma tangibile. Scrivilo. Fare un elenco. Tutto il necessario.

Ora hai trasformato lo stress senza nome e sconosciuto della tua vita in blocchi quantificabili che puoi elaborare e gestire. Solo questo passaggio da solo può cambiarti la vita.

Mio zio Edward mi ha insegnato questa tecnica molti anni fa. Aveva appena ascoltato parlare un medico istruito della Ivy League e il medico ha detto che questo metodo esatto è il modo in cui le persone più brillanti e creative del mondo attaccano i loro problemi.

Ricorda: se mai inizi a sentire lo stress e non sei sicuro di dove provenga lo stress, fermati immediatamente e trova un posto tranquillo dove concentrarti. Converti gli stress sconosciuti in blocchi gestibili. Lasso tutta la preoccupazione e l'ansia e adattalo in un pezzo di carta da 8,5 "per 11". Non essere intimidito. Non aver paura.

Una volta che hai finito, sei come gli Acchiappafantasmi dopo aver catturato un fantasma. Ora stai portando in giro qualcosa di pericoloso e spaventoso, ma almeno sai esattamente cos'è e dove si trova.

Deadly Mistake 3: Picking the Low-Hanging Fruit

Impara la lezione: non perdere tempo a correre in tutte le direzioni verso quello che sembra essere un nemico dalle molte teste. Trova la testa 1 che conta.
- Robert Greene

Ora hai un elenco di azioni che devono essere eseguite. Forse stanno causando stress nella tua vita. Forse non sei sicuro di come farai queste cose.

La tua tendenza sarà quella di guardare la tua lista di cose da fare e scegliere quello che è facile. La tua mente sarà attratta dal frutto basso.

Il frutto basso è una trappola! E quel frutto basso è spesso progetti, compiti o oggetti urgenti che sono così difficili da evitare.

Fermati e rifletti prima.

La più grande difficoltà dopo aver una lista di cose da fare è capire cosa fare prima. Tutti abbiamo cose buone che possiamo fare. Ma abbiamo solo un determinato periodo di tempo in un giorno, un mese e nelle nostre vite.

Ecco la brutale verità: non sarai in grado di fare tutto sulla tua lista. È impossibile. Non provare a combatterlo. Affrontarla. Accettarla.

Ora, come possiamo determinare cosa fare prima?

Ecco una regola. Stephen Covey lo descrive meglio nel suo libro The Seven Habits of Highly Effective People. Ha dato l'esempio di provare a riempire un barattolo di oggetti. Quando riempi il lontano, cosa dovresti mettere per primo? Gli oggetti più grandi devono essere posizionati prima nel barattolo, poiché occupano più spazio. Se inizi mettendo gli oggetti più piccoli nel barattolo, non avrai spazio per i più grandi.

La tua lista è allo stesso modo. Ma invece degli oggetti più grandi, scegli quelli più importanti. Ci sono assolutamente alcune urgenze che devono essere gestite. Fai ciò che è estremamente urgente, ovviamente. Spegni gli incendi in modo che la tua casa non si bruci.

Ma una volta che gli incendi si sono spenti, è tornato agli elementi più importanti e importanti della tua vita.

Raccogliere il frutto basso è un errore mortale. Se non impari questo, non sarai mai efficace.

Errore mortale 4: non avere un modo a basso attrito per catturare progetti e compiti che devono essere fatti mentre compaiono

Non ignorare mai un dettaglio o lasciarlo al caso.
- Robert Greene

Le persone indaffarate attraggono il lavoro. Sai che è vero. Inoltre, se hai qualche responsabilità, sai che il tuo elenco di progetti all'inizio della giornata non è mai lo stesso di quello alla fine della giornata.

Non vi è dubbio che emergeranno nuovi elementi e progetti d'azione. Molte di queste cose sono inaspettate. E molte di queste cose devono essere fatte.

Tuttavia, quegli elementi sono interruzioni nel tuo giorno perfettamente pianificato, giusto? Interrompi ciò che stai facendo e inizi immediatamente a lavorare su qualcos'altro? Per molti di noi, la risposta è sì.

Il modo migliore per gestire i nuovi e importanti elementi che emergono è quello di avere un modo integrato per catturare il progetto o l'attività e quindi mantenere la nostra attenzione sugli obiettivi precedentemente pianificati (e importanti).

Per fare ciò, abbiamo bisogno di un sistema per acquisire i nuovi compiti che non interrompa gli obiettivi importanti della giornata.

Può essere un semplice blocco note che consente di tenere traccia di nuovi elementi. Può essere un elenco di cose da fare digitale o un tracker di progetto. Ma deve essere qualcosa che è accessibile a te in ogni momento.

Sviluppa un sistema che funzioni per te. E usalo. Rifiuta di essere interrotto e di allontanarti da ciò che è importante.

L'attenzione ai dettagli è una caratteristica dei maestri. Non lasciare che le attività o i progetti importanti ma nuovi ti sfuggano. Avere un sistema e seguirlo meticolosamente.

Errore mortale 5: dire di sì troppo

Viene dal dire di no a 1.000 cose per assicurarsi che non prendiamo la strada sbagliata o proviamo a fare troppo.
- Steve Jobs

"Sì" è la parola più pericolosa al mondo.

Quando dici di sì a una richiesta, stai assumendo un impegno. E se stiamo veramente dicendo (e significando) sì, allora il nostro impegno si traduce in responsabilità, azione e tempo.

Certo, non tutti i "sì" si traducono in nostro onore sulla linea.

Perché?

È perché "no" è una delle parole più difficili da dire.

Quindi, invece di rendere il nostro sì significativo e significativo, molte volte quando diciamo sì, in realtà intendiamo no. O forse. Oppure "Non voglio occuparmene adesso."

Devi dire di sì solo quando intendi impegnarti in qualcosa. Smetti di dire di sì a meno che tu non lo intenda

Questo non significa che dovresti dire "no" ad ogni richiesta. In effetti, a volte dire "no" ti impedisce di approfittare di incredibili opportunità.

Ma pochissime persone sono abbastanza oneste e dicono "no" a una richiesta quando sanno che non saranno in grado di impegnarsi e assumersi la responsabilità di dire "sì".

Ecco come ho risolto questo problema.

Quando qualcuno mi chiede di fare qualcosa, per prima cosa valuto se devo dire di sì a causa di impegni precedenti o responsabilità attuali.

Quindi valuto se voglio fare ciò che mi viene chiesto di fare. Ricorda, alcune incredibili opportunità sono disponibili se dici semplicemente "Sì".

E se sapessi che non puoi assumere un nuovo impegno o una nuova responsabilità?

Ho due strategie.

Prima strategia:

Dico "no"

Non uso mai questa strategia. Perché è difficile dire di no!

Seconda strategia, per quando la prima strategia fallisce:

Cado indietro sulla mia regola d'oro del processo decisionale. Aspetto sempre almeno 24 ore prima di prendere una decisione significativa su come trascorrere il mio tempo.

Ci sono molte ragioni per cui devi aspettare almeno 24 ore. Un "sì" è un impegno serio. Dovresti discutere seri impegni con il tuo coniuge. Se non hai un coniuge, dovresti discutere di seri impegni con il tuo mentore, allenatore, genitori o amici intimi. O forse anche il tuo cane. I cani sono buoni ascoltatori.

Non dovresti, di regola, prendere decisioni che impegnino una parte significativa del tuo tempo o energia mentale a meno che non ci pensi. Ventiquattro ore potrebbero non essere nemmeno abbastanza tempo.

Ecco cosa dire:

Grazie mille per avermelo chiesto. Lo apprezzo molto. Questo significa così tanto che mi considereresti e poi me lo chiederai davvero. Sono umiliato da questa richiesta. Ma posso avere 24 ore per pensarci? Non assumo impegni facilmente e devo discuterne con alcune delle persone chiave della mia vita prima di impegnarmi.

Il linguaggio sopra diffonde la pressione che potresti sentire, mostrando anche gratitudine e apprezzamento per una nuova opportunità.

Perché questa seconda strategia funziona? È perché dirai alla persona che ti chiede che hai sempre bisogno di tempo per considerare i tuoi impegni. Questa volta è necessario perché sei così serio nel seguire questi impegni.

Errore mortale 6: cercare di risolvere ogni problema semplicemente lavorando di più (più a lungo, più difficile, ecc.)

Dammi sei ore per abbattere un albero e passerò i primi quattro a affilare l'ascia.

Se sei un realizzatore, questa è probabilmente la modalità predefinita. Se stai affrontando un problema, la soluzione naturale è di lavorare fino a quando il problema non sarà risolto: niente pause, niente riposo, niente vacanze. Fallo e basta.

La chiamo tecnica della forza bruta. A volte devi inserire una spina rotonda in un foro quadrato e non ti importa se la spina non è rotonda e il foro non è quadrato quando hai finito. Lo vuoi solo fatto.

Puoi ottenere incredibili successi semplicemente usando la "forza bruta". Ma sei anche limitato.

La forza bruta funziona.

Per un po.

Ma ha un costo. Il lavoro viene svolto. Il problema viene risolto. Ma qualcosa si rompe. O qualcuno

Robert Ringer parla di suo zio George Theory, che afferma: "Se il tuo obiettivo principale è quello di mantenere il naso sulla mola e lavorare ore lunghe e difficili, ti garantiamo in cambio solo una cosa: vecchia!"

L'uso della forza bruta è insostenibile per lunghi periodi di tempo. Ti stancherai. Ti romperai. Altre parti della tua vita saranno trascurate e potrebbero cadere a pezzi.

Cosa cadrà a pezzi? La tua famiglia. Il tuo lavoro. La tua salute. I tuoi amici. La vostra casa. Sceglierne uno. O tutti loro.

Stephen Covey si riferisce all'affilatura della sega. Se vuoi esibirti in modo ottimale, devi ricaricare e riposare. La legge dei rendimenti decrescenti è reale. La fatica e la letargia ti rendono effettivamente meno efficace.

Basta spingere e usare la forza bruta può funzionare più e più volte. Ma più di te e della tua energia saranno richiesti per ottenere lo stesso risultato.

È necessario ricaricare. Devi affilare la sega.

Ma soprattutto: devi creare una squadra.

Il più grande obiettivo che vuoi raggiungere, più grande è la squadra che devi costruire per raggiungere tale obiettivo.

Nel mondo degli affari, spesso consiglio agli imprenditori che il compito principale è quello di costruire il tuo team. Non puoi fare tutto. È impossibile. Ma puoi trovare altre persone che hanno abilità diverse da te che possono unirsi alla tua squadra.

Non devi smettere di usare completamente la forza bruta, perché a volte le cose devono solo essere fatte. Ma devi capire che la forza bruta ha un prezzo elevato, uno che potresti non voler sempre pagare.

Riposa, ricarica e costruisci la tua squadra.

Deadly Mistake 7: Il più grande errore di tutti: pensare che alcuni momenti siano meno preziosi di altri

Non ci sono momenti ordinari.
- Dan Millman

L'errore più grande di tutti: pensare che alcuni momenti siano meno preziosi di altri.

Non ci sono momenti ordinari. In questo momento conta per sempre.

Se il compito che hai di fronte non è degno della tua attenzione e del tuo massimo sforzo, perché lo stai facendo? Cos'altro dovresti fare? C'è qualcun altro che sarebbe più bravo a farlo?

Tutti abbiamo certi momenti e ricordi che sono impressi nel tessuto di ciò che siamo. Ci sono alcune relazioni nella nostra vita che sono così importanti che non vogliamo perdere un solo momento con quella persona.

La verità è che ogni momento può essere un ricordo. Anche l'interazione può essere sorprendente.

Non lasciare che le tue scarse capacità di gestione del tempo trasformino il tuo bene più prezioso e prezioso in lunghi periodi di terrore, ansia e disperazione. Perché in questo momento può contare per sempre.

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