5 passaggi per raggiungere i tuoi obiettivi nel 2019

Per essere un manager efficace, devi prima gestire te stesso

Per gestire un prodotto, un team o un'organizzazione, devi prima sapere come gestirti e non è facile da fare. Anche se i tuoi obiettivi sono chiari (un grande se), spesso ti senti dentro un gif di un gatto, un tweet presidenziale o una riunione non necessaria dall'essere risucchiato nel vortice della procrastinazione. E poi, quel grande progetto che avresti affrontato ...?

"Può aspettare fino a domani."

Quest'anno, cosa ci vorrebbe per sentirsi meno reattivi e più proattivi? Più sotto controllo, più deliberato, più efficace? Cosa ci vorrebbe per evitare distrazioni e affrontare il tuo lavoro con la curiosità e la creatività che merita? La tua carriera è composta da un numero discreto di giorni. Quest'anno, come farai contare ogni giorno?

Di seguito analizzeremo cinque passaggi che puoi intraprendere per ottenere risultati migliori per il tuo prodotto, i tuoi clienti, la tua organizzazione e la tua carriera.

Inizieremo esplorando come definire i tuoi obiettivi e dare priorità ai tuoi sforzi quotidiani intorno a loro. Quindi discuteremo di come è possibile elaborare piccoli compiti in modo più efficiente, lavorare in modo più intelligente applicando i principi fondamentali delle metodologie di innovazione più diffuse al proprio lavoro e quindi sviluppare le giuste abitudini per supportare tutto quanto sopra.

Quando avremo finito, avrai tutto ciò che ti serve per rendere il 2019 il tuo anno migliore ancora.

Passaggio 1: definire i tuoi obiettivi

All'inizio di un nuovo anno, è facile lanciarsi direttamente in nuovi ed entusiasmanti progetti o recuperare i vecchi compiti del quarto trimestre. Immergersi in un lavoro precedentemente definito è fantastico perché è il percorso più chiaro per ottenere vittorie e gratificazioni veloci. Ma farlo è davvero il modo migliore per supportare i tuoi clienti, promuovere la tua organizzazione o promuovere la tua carriera? Il tuo tempo è prezioso, quindi investi nel tuo successo e definisci obiettivi chiari.

"Se non stai lavorando sulla cosa giusta, nessuna quantità di produttività può renderti efficace".
- Hubert Palan, CEO di @productboard

È vero che gli obiettivi possono essere spaventosi. Presentano il rischio di fallimento e tengono i piedi sul fuoco dove altrimenti potresti essere riuscito a evitare. Ma questa ulteriore responsabilità e direzione forniranno l'attenzione di cui avrai bisogno per realizzare cose miracolose.

Il tuo giorno per giorno sarà anche più gratificante. In uno studio di due anni sull'impegno dei dipendenti citato in Measure What Matters, Deloitte ha scoperto che nessun singolo fattore ha un impatto maggiore sull'impegno dei dipendenti di "obiettivi chiaramente definiti che sono scritti e condivisi liberamente". Gli obiettivi creano allineamento, chiarezza e soddisfazione sul lavoro .

Quindi, come si inizia?

Definisci i tuoi obiettivi

  • Allinea la maggior parte dei tuoi obiettivi con gli obiettivi aziendali di massimo livello della tua organizzazione.
  • Rendi i tuoi obiettivi entusiasmanti! Inquadrali in termini di risultati (piuttosto che il lavoro che farai per arrivarci) per chiarire il loro valore.
  • Per ciascun obiettivo, elencare le condizioni o i risultati misurabili che devono essere raggiunti se l'obiettivo deve essere dichiarato completo.
  • Definire almeno un obiettivo per la crescita personale / professionale.
  • Brainstorm / delinea i progetti che potresti perseguire per raggiungere i tuoi obiettivi. In questo modo i tuoi obiettivi saranno più concreti e ciò può aiutarti a perfezionarli.
  • Condividi i tuoi obiettivi con il tuo manager, i tuoi colleghi e persino il resto della tua organizzazione per trasparenza, allineamento e responsabilità.
Product manager: vorrai anche stabilire obiettivi per il tuo prodotto!

Step 2: Dai la priorità alle tue grandi rocce

Non c'è niente di più tragico che tornare in ufficio armato di obiettivi chiari e nuove risoluzioni solo per essere trascinati indietro nel ciclo di reattività, una notifica allentata alla volta. Questi sono i compiti urgenti ma non importanti che inondano costantemente le nostre caselle di posta, i feed e gli elenchi di attività.

Come possiamo rimanere concentrati sui nostri più grandi obiettivi ed evitare il ciclo infinito di reattività?

In 7 abitudini di persone altamente efficaci, Stephen Covey spiega che se riempi un barattolo di sabbia, poi ciottoli e infine rocce, le rocce più grandi non si adatteranno. Ma se invece aggiungi prima le grandi rocce, allora sabbia e ciottoli possono riempire gli spazi vuoti e tutto si adatta.

Dai la priorità alle tue grandi rocce.

Ogni giorno, ciò significa scegliere una cosa importante che, se avessi fatto, avrebbe fatto avanzare una delle tue priorità e avrebbe reso la giornata un successo. Gli autori del nuovo libro sulla produttività personale Make Time chiamano questo il momento clou quotidiano e offrono alcuni ottimi consigli su come funziona in pratica.

Ottieni il tuo momento clou quotidiano

  • Ritaglia un intervallo ininterrotto da 60 a 90 minuti per affrontare le tue grandi rocce ogni giorno, idealmente nella stessa ora. Per molti questa sarà la prima cosa al mattino prima di controllare Slack / e-mail e prima che declino di energia e forza di volontà.
  • Sii consapevole delle fonti di distrazione che interrompono il tuo lavoro profondo. Gestisci / disinstalla app avvincenti, evita le impostazioni di distrazione, disabilita le notifiche e metti i tuoi dispositivi in ​​modalità non disturbare. Se ti viene in mente qualcosa di non correlato, catturalo su un post-it per togliertelo dalla mente senza interrompere il flusso.
  • Rifiuta qualsiasi tentativo di prenotare del tempo durante il momento saliente: "Mi dispiace ma mi sono già impegnato in quel momento".

Quest'ultimo punto è così vitale, vale la pena esplorare ulteriormente ...

Difendi le tue priorità

Una volta ho avuto un collega che era molto richiesto. Come unico business analyst presso l'azienda, era una risorsa condivisa tra un numero di team e aveva molto di più nel piatto di quanto chiunque potesse gestire. Eppure, nonostante tutte le pressioni esercitate su di lui, era straordinariamente calmo. Ogni volta che qualcuno chiedeva il suo aiuto per qualcosa - che fosse un collega, un vicepresidente o il CEO - diceva ...

"Proprio per questo, le mie maggiori priorità in questo momento sono finalizzare il deck board e il dashboard di analisi delle vendite, ma dovrei essere libero di lavorare su questo verso la fine della prossima settimana."

Imparare a dire "no" alle richieste degli altri per il tuo tempo richiede coraggio, anche se fatto con compassione. Ma diventa solo più facile. Quando gli altri notano che definisci, pianifichi, esegui (e difendi) le tue priorità in modo coerente, arriveranno a fidarti e a rispettarti in un modo completamente nuovo.

Usa la formula seguente come punto di partenza:

"Sembra che questo sia per te e la scadenza è W.
Le mie attuali priorità sono X, Y e Z, ma mi aspetto di ricevere la tua richiesta in . | Le mie attuali priorità sono X, Y e Z e al momento non ho la larghezza di banda per occuparmene.
Se questo è un problema, per favore intensificalo e posso collaborare per rivalutare la priorità dei miei progetti ".

O se il richiedente è il tuo responsabile ...

"Se questo deve essere gestito immediatamente, quale delle mie attuali priorità dovrebbe essere spinta per fare spazio a questo nuovo?"

Potrebbe essere più semplice stabilire le tue priorità quando hai la statura di Warren Buffet, ma c'è almeno un nocciolo di verità nel suo dire: “La differenza tra persone di successo e persone di grande successo è che le persone di grande successo dicono 'no' a quasi tutto."

Passaggio 3: elaborare le piccole attività in modo efficiente

Se il tuo contributo giornaliero ai tuoi più grandi obiettivi richiede uno sforzo ininterrotto da 60 a 90 minuti, cosa farai con il tempo rimanente?

Idealmente, troverai ancora più tempo per concentrarti su ciò che conta di più. Ma a un certo punto dovrai rispondere a quell'email del cliente, supportare il lavoro dei tuoi colleghi e completare le attività delegate. Per questi piccoli sforzi, puoi gestirli in modo più efficiente seguendo diverse regole pratiche.

Rilassati

In psicologia, l'effetto Zeigarnik afferma che ricordiamo le attività incomplete o interrotte meglio delle attività completate. Spiega perché siamo spesso distratti dal pensiero di finire il bucato nel momento in cui ci sediamo per affrontare il momento clou quotidiano.

In definitiva, questa è una funzione (non un bug). Ma l'evoluzione è rimasta indietro quando si tratta di gestire le richieste del mondo moderno sulla nostra attenzione. Fortunatamente, ci sono tattiche che possono aiutare.

Secondo il classico della produttività di David Allen, Getting Things Done, l'unico modo per liberarsi dall'attrazione che attira l'attenzione del già da fare è catturare il 100% di questi "circuiti aperti" in un luogo altamente visibile e facilmente accessibile .

Ulteriori suggerimenti per catturare le piccole cose:

  • Definisci le attività come azioni concrete (inizia con un verbo) in modo che sia chiaro cosa deve veramente essere fatto e cosa è necessario per contrassegnare l'attività come completa.
  • Per ogni attività, documentare il passaggio successivo necessario per spostarlo in avanti. Questo riduce l'attrito per iniziare.
  • Registra blocchi di lavoro ininterrotti per liberare il tuo tempo, ma evita di calendario attività non basate sul tempo o di assegnare scadenze false. Ciò rende difficile distinguerli dai tuoi reali impegni.
  • Assegna a ogni attività un proprietario in modo che sia chiaro chi è il responsabile.

Limita i tuoi lavori in corso

Se la produttività può essere ridotta da ciò a cui non stiamo attualmente lavorando, può anche diminuire quando proviamo ad assumere troppo in una volta.

In altre parole, il multitasking è un mito.

Invece di diffondere la tua attenzione su molte cose contemporaneamente, fai brillare come un riflettore su una cosa alla volta. Non solo sarai più produttivo, ma una profonda attenzione consentirà un lavoro più creativo e ispirato.

Non dovrebbe sorprendere che questo principio fondamentale alla base delle metodologie Agile come Scrum e Kanban si applichi anche alla gestione delle attività personali. Più su quello che verrà!

Ridurre al minimo il cambio di contesto

Hai mai confrontato il tuo livello di energia alle 15:00 in un giorno in cui ti sei concentrato su un compito intenso per un altro quando hai affrontato 20 piccoli, intervallati da frequenti interruzioni per controllare le notifiche, i social media, i ticker delle azioni e i titoli delle notizie?

Come una CPU che carica i dati nella RAM, il tuo cervello spende energia ogni volta che concentra la sua attenzione su un nuovo compito o argomento. Ciò significa meno energia per compiere il tuo lavoro più importante, così come una forza di volontà esaurita per evitare la procrastinazione.

Suggerimenti per evitare attività di tassazione del cervello:

  • Rivedi le tue impostazioni di notifica.
  • Imposta i dispositivi per non disturbare.
  • Concorda gli spunti con i colleghi per segnalare quando sei concentrato sul lavoro e non disponibile per una chat (le cuffie grandi tendono a funzionare).
  • Rimuovi le app avvincenti dalla schermata principale del telefono o eliminale del tutto. (Puoi sempre scaricarli di nuovo in pochi secondi!)

Gestisci le cose da fare in arrivo in modo efficiente

Si è tentati di valutare le attività / i messaggi / le email in arrivo che si ricevono prima di tornare indietro per agire, ma leggere tutto due volte raddoppia il lavoro. Invece, conserva la tua energia per le grandi rocce agendo in modo rapido e deciso quando si gestiscono piccoli compiti. Alcuni chiamano questa la regola OHIO: gestirla solo una volta.

  • Per ogni attività / messaggio / e-mail: decidere se agire immediatamente, delegarlo a qualcun altro o aggiungerlo al backlog delle attività per stabilire le priorità e gestirle in un secondo momento.

Passaggio 4: lavorare in modo più intelligente

Sprint di progettazione ... Il pensiero progettuale di IDEO ... Design centrato sull'uomo ... The Lean Startup ... Agile and Scrum ...

Cosa hanno in comune tutte le metodologie più popolari degli ultimi anni?

Tutti affrontano le nostre tendenze più controproducenti:

  • Fallimento geniale solitario - La pressione che sentiamo di essere l'esperto e il nostro orgoglio di avere tutte le risposte giuste. Ci porta a evitare la ricerca di input critici da parte degli altri o ci fa sentire bloccati.
  • Perfezionismo - Il richiamo all'ottimizzazione di ciò che abbiamo già fatto, piuttosto che ricevere feedback per verificare che stiamo anche lavorando sulla cosa giusta.
  • Riflettori puntati sui riflettori - La tendenza a rimanere fissi nel perseguire una singola idea piuttosto che fare prima uno zoom per atterrare su una migliore.
  • Paura dell'ignoto - La lotta per capire da dove cominciare quando si inizia un nuovo progetto. Una delle principali cause di procrastinazione.
  • Paralisi dell'analisi - La tendenza ad essere bloccata di fronte a troppe opzioni o troppi dati. È spesso il motivo per cui i progetti si bloccano.

Anche nei nostri progetti personali, i temi comuni delle metodologie popolari possono aiutare a guidare la strada.

Non hai tutte le risposte

E non è necessario! Non è così liberatorio?

Nei suoi scritti che hanno ispirato il movimento Lean Startup, Steve Blank impegna i miliardi di dollari persi (da singole startup!) Durante la bolla dot-com su scarsi presupposti sulle esigenze dei clienti, fatti da persone intelligenti che pensavano di avere - e dovevano avere - tutte le risposte.

Puoi evitare lo stesso errore nel tuo lavoro facendo quello che fanno i migliori imprenditori e product manager: esci dall'edificio.

  • Convalida le tue idee con le parti interessate, raccogli feedback tempestivi e assicurati di aver fissato gli obiettivi giusti e di affrontarli nel modo migliore.
  • Cerca il contributo di colleghi, tutor o colleghi in comunità Slack professionali. Adotta l'approccio di rete alla risoluzione dei problemi.
"Quando sei bloccato da una decisione difficile o da un problema che non capisci, parla con tutte le persone intelligenti che conosci."
- Tom Kelley, IDEO

Altre idee per cercare input presto e spesso:

  • Sei responsabile di sostenere la voce del cliente nella tua organizzazione? Imposta i check-in con almeno un cliente alla settimana e utilizza parte del tempo per ottenere feedback su qualcosa su cui stai lavorando.
  • Hai una presentazione di lavoro in arrivo? Esegui una bozza iniziale da un membro del tuo pubblico.
  • Stai lavorando a un compito impegnativo? Cerca input da un collega con una prospettiva diversa o da un altro campo. Saranno lusingati che tu abbia chiesto!

Il pensiero snello, agile e di design enfatizza la ricerca di risposte verso l'esterno, la formazione di team interfunzionali per risolvere problemi "malvagi" (che esulano dal campo di competenza di ogni campo) e riunioni quotidiane di standup in cui è possibile affrontare e discutere le sfide. Non dimenticare di sfruttare i punti di forza di coloro che ti circondano. E respira, perché non sei solo.

Ottieni idee dalla tua testa

Abbiamo già discusso di scioccare la tua mente di cose da fare. Lo stesso vale per le idee. Ecco perché agenzie creative come IDEO danno il via a nuovi progetti con esercizi di brainstorming che intonacano le pareti con post-it. Visualizzare idee all'aperto è la chiave per identificare schemi e sintetizzare informazioni.

Anche le lavagne possono fare miracoli!

"Abbiamo scoperto che la magia accade quando usiamo grandi lavagne per risolvere i problemi ... Come umani, la nostra memoria a breve termine non è poi così buona, ma la nostra memoria spaziale è fantastica. Una sala sprint, intonacata di note, diagrammi, stampe e altro, sfrutta questa memoria spaziale. La stanza stessa diventa una sorta di cervello condiviso per la squadra ... Le lavagne ti rendono più intelligente. "
da Sprint: come risolvere grandi problemi e testare nuove idee in soli cinque giorni

Quindi ricorda di catturare visivamente le idee e divergere per considerare più idee prima di convergere su quella migliore.

Basta iniziare

Il brainstorming, le interviste con le parti interessate e la ricerca di base possono aiutare a tracciare un grafico del territorio all'avvio di un nuovo progetto. Ma la ricerca dello status quo può essere limitante quando si decide di fare qualcosa di nuovo, ed è ben concordato che gli approcci tradizionali alla gestione danno troppa importanza alla pianificazione anticipata.

Dal momento che la pianificazione in mezzo all'incertezza può essere scoraggiante, se non fuorviante (se ti impegni in un piano che è sicuro di cambiare), che cosa succede se ti immergessi nel profondo?

Suggerimenti per adottare una propensione all'azione:

  • Ricerca e pianificazione anticipate di Timebox. Installa un senso di urgenza per le attività successive lavorando in "sprint" con vincoli di tempo, a partire da blocchi di 10, 30 o 90 minuti a seconda dell'attività. (Un timer altamente visivo può aiutare qui.)
  • Abbraccia i vincoli o introducili impostando le regole per focalizzare i tuoi sforzi (ad esempio, intervistare 20 clienti potrebbe ottenere più dati, ma mi limiterò a cinque.)
  • Impara facendo e fallisci velocemente creando prodotti minimi realizzabili (MVP) per qualsiasi progetto nuovo o rischioso. Che tu stia scrivendo un post sul blog o una specifica di prodotto, progettando una formazione interna o sviluppando un nuovo prodotto, inizia completando il risultato più semplice possibile che puoi condividere con gli altri per convalidare che sei sulla strada giusta, quindi itera e ripeti . Ciò potrebbe assumere la forma di un contorno, una bozza, un mockup, uno storyboard, un prototipo di carta o persino un esercizio o un gioco di ruolo (se stai lavorando sulla progettazione di un servizio o esperienza).

L'adozione di una propensione all'azione accelera l'apprendimento, riduce gli sforzi sprecati, dissipa la paura dell'ignoto e crea uno slancio che guida il processo decisionale decisivo. Scegli una direzione e vai! Si prevede che correggerai la rotta lungo il percorso.

Metodologia snella in breve: costruire, misurare, imparare

Build-Measure-Learn. È un ciclo di miglioramento continuo!

E questo ci porta al nostro ultimo passo ...

Passaggio 5: prendi l'abitudine

Chiedi a qualcuno di elencare i dieci suggerimenti principali per essere efficace sul posto di lavoro. Quindi seguili per una settimana. Quanti pensi che userebbero effettivamente?

Se c'è una disconnessione spalancata, è perché rimanere efficaci richiede una manutenzione regolare. Dovrai eseguire alcune meta-attività o l'intero sistema andrà in pezzi.

Su base giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale e annuale:

  • Valuta quanto hai raggiunto gli obiettivi precedenti e definiscili di nuovi per il prossimo ciclo. (Come un nuotatore in acque libere, spingendo la testa verso l'alto per vedere fino a che punto sei arrivato assicurandoti di essere ancora nella giusta direzione.)
  • Rifletti su come stai effettivamente trascorrendo il tuo tempo. (Se è stato dedicato un tempo significativo al lavoro non correlato agli obiettivi dichiarati, è perché un obiettivo importante non è stato definito? O è necessario migliorare la delega del lavoro o la difesa delle priorità? O la distrazione della produttività quotidiana è stata influenzata?)
  • Elimina progetti / attività completati, ridondanti o obsoleti per mantenere il tuo backlog personale gestibile e organizzato. (È l'unico modo in cui rimarrà la tua unica fonte di verità, quindi non tornerai a fare le cose da fare nella tua testa.)

Sebbene la sessione di riflessione, pianificazione e manutenzione giornaliera possa apparire leggermente diversa da quella annuale, sono sostanzialmente le stesse attività.

Pianifica e rifletti a intervalli regolari

Effettuare sessioni di pianificazione personale e retrospettive su base regolare richiede un investimento, ma con l'aiuto di alcune app che probabilmente già usi, puoi ridurre al minimo le spese generali.

  • Inserisci queste sessioni nel tuo programma aggiungendo eventi ricorrenti alle app di calendario.
  • Se il programma è pieno e imprevedibile, utilizzare attività / promemoria ricorrenti per richiedere di eseguire attività di manutenzione regolari.
  • Aggiungi abitudini a un'app di rilevamento delle abitudini come Habitify per ricordare i rituali che desideri eseguire in determinate ore del giorno. (Vedi anche: Momentum and Done)

Anche le app iOS / OSX standard come Calendario e Promemoria supportano intervalli personalizzati per eventi / promemoria ricorrenti: ad es. ultimo giorno della settimana di ogni mese.)

Imposta le notifiche per tutto quanto sopra come ritieni opportuno.

Pensare in grande. Inizia in piccolo.

Ecco un suggerimento finale. La regola 80/20 afferma che la maggior parte dei risultati deriva da un piccolo numero di input con un impatto sproporzionato ...

  • Qual è una cosa che potrebbe fare la differenza quest'anno?
  • Qual è il prossimo passo che dovrai fare per iniziare?

Come farai contare il 2019?

Condividi il tuo obiettivo n. 1 nei commenti e dicci quali sono i tuoi passi!

Winston sta costruendo la soluzione dei sogni dei team di prodotto sulla scheda prodotto

Più lettura

I libri di seguito sono quelli che vorrai leggere e rileggere per gli anni a venire. Il primo in ogni sezione è particolarmente raccomandato.

Definisci i tuoi obiettivi

  • Misura ciò che conta: in che modo Google, Bono e Gates Foundation scuotono il mondo con OKRs (John Doerr)
  • Focus radicale: raggiungere i tuoi obiettivi più importanti con OKR: (Christina Wodtke)
  • Buono a grande: perché alcune aziende non fanno il salto e altri no (Jim Collins)

Dai la priorità alle tue grandi rocce

  • Le 7 abitudini di persone altamente efficaci: potenti lezioni di cambiamento personale (Stephen Covey)
  • Trova il tempo: come concentrarti su ciò che conta ogni giorno (Jake Knapp, John Zeratsky)
  • L'unica cosa: la verità sorprendentemente semplice dietro risultati straordinari (Gary Keller)
  • L'istinto della forza di volontà: come funziona l'autocontrollo, perché è importante e cosa puoi fare per ottenerne di più (Kelly McGonigal)

Elabora le tue piccole attività in modo efficiente

  • Far fare le cose: l'arte della produttività senza stress (David Allen)
  • Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (Greg McKeown)
  • Scrum: L'arte di fare il doppio del lavoro in metà tempo (Jeff Sutherland, JJ Sutherland)
  • Regole del cervello: 12 principi per sopravvivere e prosperare sul lavoro, a casa e a scuola (John Medina)

Lavora in modo più intelligente

  • The Lean Startup (Eric Ries)
  • Gestisci la tua quotidianità: costruisci la tua routine, trova la tua concentrazione e affina la tua mente (Jocelyn K. Glei, 99u)
  • Sprint: come risolvere grandi problemi e testare una nuova idea in soli cinque giorni (Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz)
  • Scrum: L'arte di fare due volte il lavoro in metà del tempo (Jeff Sutherland, co-fondatore di Scrum)

Costruisci le giuste abitudini

  • Il potere dell'abitudine: perché facciamo ciò che facciamo nella vita e negli affari (Charles Duhigg)
  • Aggancio: come costruire prodotti che modellano l'abitudine (Nir Eyal)
  • Mini abitudini: abitudini più piccole, risultati più grandi (Stephen Guise)