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2 Principi di base della produttività personale e come seguirli

È più semplice di quanto sembri fare bene e sentirti felice, devi solo tornare alle basi.

Circa un anno fa, ero in viaggio con il presidente della compagnia per cui lavoro. Ci eravamo incontrati con personale di alto livello presso un grande cliente per terminare la negoziazione di un contratto di grandi dimensioni. La giornata si è conclusa e ci siamo trovati in una cabina d'angolo in un ristorante abbastanza carino. Il server ci ha portato le nostre bevande e abbiamo brindato alla chiusura dell'accordo. Decisi di cogliere l'occasione per estrarre alcuni saggi consigli da qualcuno che, per me, sembrava avere tutto insieme. Quindi gli ho chiesto, punto in bianco:

"Quale pensi sia la chiave del successo?"

Si fermò e abbassò lo sguardo sul suo bicchiere di vino, lasciando che un debole, ma inconfondibile sorriso, gli danzasse sul viso. Poi mi ha guardato e, nel modo più sincero e sicuro in cui abbia mai visto qualcuno dire qualcosa, ha detto quanto segue:

Ci sono solo 2 cose che devi fare per fare bene nella vita:
- Onora ogni impegno che prendi, grande o piccolo
- Riduci al minimo i tuoi impegni

Sii assolutamente ossessivo su queste due cose e tutto il resto seguirà.

Mi è sembrato troppo semplice. Ma più guadagno in questa vita - con obblighi verso i miei clienti, colleghi, familiari e amici - più tendo ad essere d'accordo.

Quello che ho scoperto è che quando sento il meglio su come sto - quando mi sento più produttivo - è perché sono fiducioso nelle mie relazioni. Queste relazioni sono quelle che ho con tutte le persone nella mia vita professionale e personale, inclusa la relazione che ho con me stesso. Quando le cose che sto facendo aiutano a mantenere gli impegni presi con me stesso e gli altri - anche quando non riesco a fare un sacco di cose - mi sento ancora come se stessi facendo bene. Penso che sottostimiamo quanta produttività ha a che fare con il sentirsi bene riguardo a ciò che stai facendo, piuttosto che rispettare le metriche.

Fare bene si riduce davvero a queste due cose. Seguirli è semplice, ma per niente facile. L'impulso di fare il n. 1 può confondersi con l'impulso di dire "sì" a un mucchio di cose - il che significa che abbandoni il n. 2.

Potresti sentire l'impulso di rendere felici le persone o di aiutarle, e dovresti - è bene aiutare gli altri. Tuttavia, se non riesci a mantenere l'impegno o se devi rompere un altro impegno per mantenerne un altro, non stai davvero aiutando molto.

Onora ogni impegno

Onora ogni impegno che prendi, grande o piccolo. Questo fa due cose per renderti una persona più responsabile ed efficace. Innanzitutto, crea credibilità e fiducia - come collega, amico, coniuge e qualunque altra cosa possano essere i tuoi ruoli. In secondo luogo, allevia molta dissonanza emotiva e cognitiva, sia dentro di te che all'interno delle tue relazioni.

Stephen Covey, nel suo libro classico The 7 Habits of Highly Effective People utilizza la metafora di un conto bancario emotivo condiviso da te e da chiunque interagisca regolarmente. Quando onori un impegno, fai un deposito in quel conto. Quando rompi un impegno - non importa quanto piccolo - fai un prelievo da quell'account. Ho scoperto che spesso i ritiri dagli impegni infranti, indipendentemente da quanto piccolo sembra l'impegno, sono piuttosto grandi. Sfortunatamente, i depositi effettuati mantenendo gli impegni successivi sono molto più piccoli rispetto ai prelievi.

Mantenere impegni, grandi e piccoli, va oltre gli impegni verso le altre persone. Molte persone sacrificano il loro tempo, risorse e ambizioni per il bene degli altri. Questo va bene, ma può diventare dannoso quando si mantengono quegli impegni a scapito di un altro importante tipo di impegno: gli impegni che prendi verso te stesso.

Quando dici a te stesso che stai per fare qualcosa, ma poi spingilo da parte a favore di altre cose, danneggi la tua fiducia in te stesso. Sì, avete letto bene; hai un rapporto di fiducia con te stesso.

Le persone efficaci sono efficaci in gran parte perché si fidano che ciò che si prefiggono di fare verrà realizzato. Credono in se stessi perché credono in se stessi. Ma quando procrastini - quando continui a non fare ciò che ti dici che faresti - quella fiducia si dissolve. Rende molto più difficile motivare te stesso a rispettare le scadenze che ti sei prefissato quando non lo hai fatto finora. Intuisci intuitivamente che non puoi fidarti di te stesso, in base alla tua esperienza di impegni infranti.

Riduci al minimo i tuoi impegni

La rottura degli impegni provoca danni alle relazioni e alla reputazione. Sapere che dovrai rompere un impegno provoca ansia per quell'inevitabile danno - sia per te che per l'altra parte. Quindi il modo migliore per prevenire l'ansia e il danno è passare il tempo al numero 2: ridurre al minimo gli impegni.

Il fatto è che il lavoro per mantenere gli impegni richiede tempo, spesso più tempo di quanto pensiamo inizialmente. Richiede anche attenzione, ancora una volta, spesso più di quanto pensiamo inizialmente. Entrambe queste cose - tempo e attenzione - sono risorse limitate. Non dovremmo mai lasciarli liberamente a chiunque li richieda.

Ricorda: a differenza dei soldi, non puoi guadagnare più tempo o attenzione, quindi proteggili con più attenzione di quanto fai con i tuoi soldi.

Questo non vuol dire che dovresti cercare di fare il minor numero possibile di cose, essere un fiocco ed essere pigro. In effetti, al contrario. Quando ti impegni ad un risultato, dovresti fare tutto il possibile per assicurarti di realizzarlo. Dovresti cercare di andare oltre ciò che hai promesso. Sorprendi, stupisci e delizia gli altri con quello che fai. Ma farlo è possibile solo se custodisci attentamente i tuoi impegni. Avere meno impegni significa che hai più tempo e attenzione da dedicare alle cose che hai scelto di fare.

In definitiva, questo secondo principio riguarda la massimizzazione attraverso la minimizzazione - la massimizzazione del valore dei tuoi impegni deriva dal minimizzare la quantità di essi. Questo ha perfettamente senso se ci pensate.

Di solito, accettare molti progetti significa essere incaricato di svolgere attività senza ostacoli e senza valore aggiunto in alcune parti di tali progetti. Se prendi davvero sul serio ogni impegno, la tua naturale tendenza sarà quella di cercare impegni per cose che ritieni offrano un buon ritorno sull'investimento del tuo tempo e attenzione.

Inoltre, minimizzare i tuoi impegni fa anche un'altra cosa per aiutarti ad aggiungere valore a te stesso e agli altri: ti rende più agile. L'agilità qui è la tua capacità di aiutare spontaneamente qualcuno con qualcosa, anche senza che ti venga chiesto. Oltre ad aiutarti ad essere una persona migliore, ti aiuta anche a consolidare le tue relazioni con coloro che ti circondano. Come se ciò non bastasse, essere agili ti consente di esplorare nuove e interessanti opportunità, che è la chiave per la crescita personale.

Un modo semplice di pensarci è questo:

In sostanza, siete i vostri impegni, quindi quante cose state cercando di essere?

Cerca di essere troppe cose per troppe persone e non riesci a soddisfarle. Se ti concentri davvero sul fare alcune cose in modo coerente per le persone della tua vita e darai un valore reale a quelle relazioni. Quel valore è al centro di una vita veramente produttiva.

L'elemento azione: mantenere un libro mastro impegno

Ora da asporto: mantenere un registro degli impegni. È un semplice record di quanto segue:

  • a cosa ti sei impegnato
  • a cui ti sei impegnato e
  • quando ti sei impegnato a farlo

Se stai leggendo questo, probabilmente hai un elenco di "cose ​​da fare" - un elenco di cose che descrivono quanto sei impegnato e allungato. Ma quanti di questi "da fare" rappresentano impegni reali? Quanti pensi che sarai in grado di mantenere? Guarda la tua lista in questo modo?

Potresti anche non sapere: e questo è parte del problema.

Per comprendere il valore o la priorità di qualsiasi azione o progetto, devi essere in grado di comprendere i suoi impegni sottostanti, il che significa capire a chi ti sei impegnato. I progetti e le azioni sono cose che mancano di valore senza connessione con le relazioni della tua vita, sia con altre persone che con te stesso.

Mantenere un registro degli impegni è semplice. Se hai un elenco di cose da fare o un registro di progetto, questo libro mastro può essere incorporato lì. Ogni volta che dici a qualcuno che stai per fare qualcosa, taggalo con qualcosa che ti faccia sapere che ti sei impegnato. Se è stata promessa una data, scrivila con essa.

Un approccio ancora più affidabile sarebbe per qualsiasi impegno con una data allegata, inseriscilo nel tuo calendario come un evento "tutto il giorno". Uso sia Microsoft Outlook che il calendario iCloud. Come jab aggiunto a te stesso, essendo ogni voce sul libro mastro con (in maiuscolo) "PROMESSO:". Esso funziona magicamente. In questo modo, quando guardi le tue cose alla spina per il giorno, la parte superiore del giorno del calendario dirà "PROMESSO: invia un'email a Jeff" - o qualsiasi altra cosa. È difficile ignorarlo. Questa pratica aiuta anche a separare i veri impegni che ho da altre cose che devono solo essere fatte in qualche momento.

Ovunque li metti, guarda quegli impegni ogni giorno - prima cosa, se possibile - e dirigi la maggior parte della tua energia verso di loro. Indirizza tutte le energie rimanenti e l'attenzione per assicurarti di non assumere più impegni di quanti tu possa gestire. Questo è difficile, ma fattibile, se fatto nel modo giusto.

Per tutti gli impegni che sai di non poter rispettare, rinegoziarli al più presto possibile e sii gentile con lui. Dopotutto, hai fatto loro una promessa, quindi assicurati che capiscano che lo stai facendo appena puoi. La quantità di rispetto che questo ti farà guadagnare (nella maggior parte dei casi) è abbastanza preziosa da pagare per ogni ulteriore tempo speso nella gestione del libro mastro dell'impegno.

Alla fine, siamo solo una persona brava quanto gli impegni che manteniamo. Quindi, se vuoi essere la persona migliore che puoi, custodisci i tuoi impegni come se custodissi cimeli inestimabili. Sono tra le cose più preziose su cui puoi dedicare tempo e attenzione.